Come i Virtual Assistant supportano il Knowledge Management System

Knowledge management system

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Il knowledge management system è uno degli strumenti più utilizzati in azienda per gestire nel modo più efficiente il flusso di dati, e i virtual assistant possono diventare uno dei principali alleati in questo compito.

L’intelligenza artificiale e i VA (Virtual Assistant), infatti, sono in grado di svolgere molti compiti al posto degli esseri umani, rendendo lo svolgersi dei processi più semplice, veloce e proficuo. Vediamo come. 

Cos’è un knowledge management system?

Un knowledge management system è un’applicazione software che lavora per mantenere e controllare il flusso di dati. Le aziende lo usano spesso per gestire i loro dipendenti.

Il knowledge management system tiene traccia dei dati su un progetto, un compito o un argomento specifico.

Fa in modo che qualsiasi informazione rilevante disponibile in azienda sia accessibile a tutti coloro che ne hanno bisogno. Può anche tracciare i cambiamenti e gli aggiornamenti delle persone e il lavoro di un team su un incarico o un progetto.

Lo scopo di questi sistemi è assicurarsi che le cose da fare non vadano perse e dimenticate, e allo stesso tempo mantenere la comunicazione aperta e semplice all’interno del brand. Permettono di tracciare le attività dei singoli membri del team, assicurandosi che nessuno rimanga indietro.

Cosa sono i gli assistenti virtuali?

Gli assistenti virtuali sono programmi che possono completare attività e mansioni al posto di un essere umano. Le funzioni che possono fare vanno dal lavoro amministrativo, al rispondere alle domande, fino allo screening delle chiamate. Sono spesso utilizzati sul posto di lavoro, ma trovano spazio anche in altri settori, come scuole e ospedali.

Gli esperti di AI hanno inizialmente creato questi programmi per aiutare le persone a svolgere compiti amministrativi, come smistare le e-mail, programmare le riunioni, inviare promemoria e altro ancora. Tuttavia, man mano che questi programmi avanzano, sono riusciti ad raggiungere compiti più complessi, come l’inserimento di dati in fogli di calcolo o il recupero di dati da più fonti su Internet.

MAX, assistente virtuale con sistema di ricerca semantico

Guarda MAX, il nostro assistente virtuale. MAX migliora il tempo di risposta degli agenti, fornendo una potente ricerca semantica all’interno della knowledge base aziendale. Quanto potete migliorare? I nostri clienti hanno attualmente registrato un tempo di risposta migliore del 30%, in costante aumento.

La cosa più importante da sapere è che non è necessario installare nessuna piattaforma aggiuntiva. Tutto sarà integrato velocemente e senza problemi all’interno del vostro attuale sistema di gestione.

Le capacità di MAX si basano su tecnologia NLP (Natural Language Processing).

L’NLP è quella parte dell’intelligenza artificiale dedicata al linguaggio, parlato o scritto. Mira a rendere le parole e le idee umane comprensibili per i computer. 

La tecnologia NLP di Ghostwriter AI elabora diverse fonti di dati secondo gli obiettivi aziendali.

MAX knowledge management system
MAX usa la NLP per far comprendere alle macchine le richieste umane

L’efficienza del Knowledge Management System e dei virtual assistant in azienda

I sistemi di knowledge management e gli assistenti virtuali sono utilizzati sul posto di lavoro per risparmiare tempo e aumentare la produttività.

I knowledge management system hanno ridotto significativamente il tempo che gli impiegati sono costretti a impiegare cercando informazioni. Sono anche più efficaci nel memorizzare documenti e aggiornamenti, in modo che i dipendenti non debbano preoccuparsi di cercare gli stessi dati più di una volta.

Gli assistenti virtuali hanno eliminato alcuni tra i compiti quotidiani più ripetitivi.

Per esempio, possono inviare e-mail per conto dei loro datori di lavoro in modo che il messaggio non venga perso o dimenticato.

Sistemi intelligenti di knowledge management e gli assistenti virtuali aumentano la produttività nel nostro ambiente di lavoro. Ci permettono di concentrarci su ciò che siamo bravi a fare invece di preoccuparci di compiti banali come inviare e-mail o cercare informazioni da un database.

MAX Assistente Virtuale per la Customer Experience

Con MAX, l’Assistente Virtuale Intelligente di Ghostwriter AI, l’assistenza clienti diventa più semplice e veloce. MAX aiuta a rispondere in tempo reale alle richieste di supporto e informazioni che tuoi operatori ricevono ogni giorno.

Gli operatori trovano le informazioni in modo più rapido e più preciso, aumentando la velocità di risposta al cliente di oltre il 30%. Aumenta la soddisfazione dei tuoi dipendenti e migliora la Customer Experience con MAX.

Come i virtual assistant supportano i Knowledge Management System

Gli assistenti virtuali stanno diventando sempre più popolari come strumento per fornire supporto e alleviare la pressione sui knowledge management system. Sono in grado di eseguire in pochi minuti compiti che in genere richiederebbero giorni interi.

Ci sono molti modi in cui possiamo usare gli assistenti virtuali per aiutare i knowledge management system. 

Per esempio, gli assistenti virtuali possono servire come repository per tutte le informazioni sul sito web, il che renderà più facile per il team di contenuti web sapere cosa aggiornare. Le aziende possono anche utilizzare gli assistenti virtuali per fornire varie forme di supporto, come rispondere alle domande dei clienti e programmare gli appuntamenti. 

Le sfide dei Knowledge Management System e le soluzioni dei virtual assistant

I Knowledge management system vengono integrati sul posto di lavoro ad un ritmo sempre più rapido. I vantaggi di questi sistemi sono chiari, ma che dire delle sfide?

La principale sfida dei knowledge management system è che non funzionano bene con le altre interfacce e tecnologie spesso usate negli uffici.

Questi strumenti sono spesso incompatibili tra loro, il che può causare alcune difficoltà ai dipendenti quando hanno bisogno di accedere o richiamare informazioni da diverse risorse.

MAX invece si integra facilmente grazie a semplici chiamate API. Il vostro team IT troverà documentazione sempre aggiornata e supporto all’integrazione. La vostra azienda potrà utilizzare sin da subito MAX per aumentare le capacità del vostro personale e il modo in cui trovate i documenti di cui avete bisogno.

Un’altra sfida è che i knowledge management system possono essere costosi, quindi non tutti possono accedervi. Affinché un ufficio possa godere appieno dei benefici di un sistema simile, deve poter offrire questo strumento a tutti i suoi dipendenti.

Con MAX nessun vincolo sul numero di utenti, potrete rendere accessibili i dati a chiunque desiderate. Richiedi una demo di MAX per toccare con mano i vantaggi per la tua operatività.

Conclusioni

Quando si tratta di knowledge management system, può non essere tutto semplicissimo. Tuttavia, l’intelligenza artificiale, la PNL e gli assistenti virtuali possono essere preziosi per aiutare il tuo business e risolvere i problemi.

Alimentati dal Natural Language Processing, possono capire le richieste e le loro variazioni in diversi contesti. 

Gli assistenti Virtuali migliorano l’esperienza del cliente. Possono assistere gli agenti e i clienti in tutto il customer journey e su diversi canali.

Migliora il tuo knowledge management system oggi stesso. Rendilo più efficiente! Richiedi una demo e ti mostreremo come fa MAX, il nostro assistente virtuale di ricerca semantica, a trovare i tuoi documenti in un click.

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